Gästeregistrierung in der Schweiz: Pflichten und Praxis

Am Vorabend des ersten Check-ins kündigt das gebuchte Paar an, dass ein erwachsener Freund mitreist. Bezahlt ist alles, doch dessen Personalien fehlen. Gleichzeitig zeigt das Buchungsportal eine eingezogene Tourismusabgabe. Ist die Registrierung damit erledigt?

Nein. Die Buchung, die polizeiliche Gästemeldung, eine touristische Abgabe und eine zusätzliche Identitätsprüfung sind verschiedene Vorgänge. Wer sie vermischt, merkt Lücken häufig erst beim Check-in oder bei einer Kontrolle. Für einen verlässlichen Start braucht deshalb jede Unterkunft eine kurze Übersicht für den Standort: Wer ist zu melden, welche Angaben werden verlangt, bis wann erfolgt die Meldung, über welchen Kanal und wie lange müssen die jeweiligen Unterlagen aufbewahrt werden?

Vor dem ersten Gast zählt der Standort, nicht die Buchungsplattform

Das Bundesrecht setzt den Ausgangspunkt. Nach Art. 16 des Ausländer- und Integrationsgesetzes (AIG) müssen Personen, die ausländische Gäste gegen Entgelt beherbergen, diese der zuständigen kantonalen Behörde melden. Das gilt nicht nur für Hotels. Die Einordnung des Bundesamts für Wohnungswesen hält ausdrücklich fest, dass auch private Gastgeber erfasst sind, wenn sie eine Wohnung gelegentlich und über eine Buchungsplattform entgeltlich vermieten.

Den Vollzug regeln die Kantone. Sie bestimmen, bei welcher Stelle und auf welchem Weg gemeldet wird, und sie dürfen weitergehende Regeln vorsehen. Ein Formular, das an einem Standort genügt, kann deshalb an einem anderen unvollständig sein.

Für einen neuen Betrieb ist die Konsequenz einfach: Kopieren Sie nicht die Gästeregistrierung eines Kollegen aus einem anderen Kanton. Lassen Sie sich von der zuständigen Polizei, Gemeinde oder Meldestelle bestätigen, welches Verfahren für Ihre Unterkunft gilt. Halten Sie Kontakt, Zugang zum Meldeportal, Pflichtfelder, Frist, Korrekturweg und Vertretung schriftlich fest. Bei einem Objekt im Ausland beginnt dieselbe Prüfung neu; der Vergleich Schweiz und Nachbarländer zeigt, weshalb Regeln nicht auf ein ganzes Portfolio übertragen werden dürfen.

Wer gemeldet werden muss und wer die Verantwortung trägt

Die bundesrechtliche Pflicht knüpft an die entgeltliche Beherbergung ausländischer Personen an. Entscheidend ist die Staatsangehörigkeit, nicht die Rechnungsadresse oder der Wohnsitz. Eine ausländische Person mit Schweizer Adresse fällt daher nicht allein wegen dieser Adresse aus dem Anwendungsbereich. Umgekehrt können kantonale Regeln auch Schweizer Gäste erfassen.

Die SEM-Weisungen zum AIG, Ziffer 3.1.3, sprechen von einer sofortigen Meldepflicht. Sie behandeln regelmässige Betriebe und gelegentliche private Vermietungen gleich, sofern für die Beherbergung ein Entgelt fliesst. Der Betreiber muss dafür sorgen, dass der Meldeschein ordnungsgemäss ausgefüllt und unterzeichnet wird.

Eine Plattform kann Angaben übermitteln, eine Tourismusabgabe einziehen oder einen Identitätscheck anbieten. Sie übernimmt damit nicht automatisch die kantonale Gästemeldung. Dasselbe gilt bei einer Firmenbuchung: Der Name des Unternehmens oder der buchenden Person ersetzt die Angaben der tatsächlich übernachtenden Gäste nicht.

Im Betrieb braucht jeder Aufenthalt deshalb eine verantwortliche Person. Sie prüft vor dem Check-in, ob die betroffenen Gäste erfasst sind, ob offene Angaben nachgefordert wurden und ob die Meldung über den vorgesehenen Kanal abgeschlossen werden kann. Ein externer Servicepartner darf dabei nur die Informationen sehen, die er für seine Aufgabe tatsächlich benötigt. Wie Rollen, Schlüssel, Codes und sensible Daten begrenzt werden, vertieft der Leitfaden zu Rollen und Zutrittsrechten.

Welche Angaben der Gast machen muss

Art. 18 VZAE verlangt derzeit, dass ausländische Gäste ihre Ausweispapiere aushändigen, der Beherberger den Meldeschein anhand der Angaben im Ausweispapier ausfüllt und der Gast unterschreibt. Die kantonale Ausgestaltung bleibt entscheidend. Eine digitale Voraberfassung kann den Check-in vorbereiten, doch ein selbst erstelltes Onlineformular beweist für sich allein weder die vorgeschriebene Prüfung noch die erfolgreiche Behördenmeldung.

Eine schweizweit einheitliche Liste aller Pflichtfelder gibt es für die betriebliche Praxis nicht. Typisch sind Name, Vorname, Staatsangehörigkeit, Geburtsdatum sowie Anreise und Abreise. Je nach Verfahren kommen Adresse, Ausweisangaben, Herkunftsland, Reisegrund, Unterkunftskategorie oder Informationen zu Begleitpersonen hinzu. Diese Felder sollten nicht vorsorglich auf alle Standorte kopiert werden. Erheben Sie, was das anwendbare Verfahren oder ein klar bestimmter betrieblicher Zweck verlangt.

Bei gemeinsam reisenden Ehepaaren sowie Eltern mit Kindern sehen die SEM-Weisungen eine Erleichterung vor: Die Personalien eines Ehegatten oder Elternteils und die Zahl der Familienmitglieder genügen für den dort beschriebenen Hotelmeldeschein. Weitere Angehörige und sonstige Begleitpersonen benötigen einen eigenen Meldeschein. Diese Erleichterung darf nicht ungeprüft auf touristische Abgaben, Gästekarten oder strengere kantonale Vorgaben übertragen werden.

Ein sauberer Ablauf beginnt mit einer verständlichen Einladung. Der Gast erfährt, wer Angaben machen muss, welche Daten fehlen, welches Dokument beim Check-in vorzulegen ist und bis wann der betriebliche Vorbereitungsschritt erfolgen soll. Danach werden die tatsächlich anwesenden Personen und die erforderlichen Ausweisdaten abgeglichen, eine verlangte Unterschrift eingeholt und die Meldung über den bestätigten Weg abgeschlossen. Ändern sich Personenzahl oder Abreisedatum, ist zu prüfen, welche Datensätze berichtigt werden müssen.

Der Bundesrat hat am 26. August 2026 eine Vernehmlassung zur Digitalisierung des Meldewesens eröffnet. Der Vorschlag sieht elektronische Meldungen ohne Gästeunterschrift vor, wenn die Beherbergenden die Daten mit dem vorgelegten Ausweis abgleichen. Die Vernehmlassung läuft bis zum 27. November 2026. Zum Stand dieses Beitrags ist das noch keine geltende Erleichterung.

Was bei fehlenden oder verspäteten Daten zu tun ist

Eine allgemeine Fehlermeldung hilft weder dem Gast noch dem Team. Die Rückfrage sollte die konkrete Lücke benennen: „Für die zweite erwachsene Person fehlt noch das Geburtsdatum. Bitte ergänzen Sie die Angabe über den Registrierungslink oder melden Sie sich bei uns, falls die Eingabe nicht funktioniert.“ Der Gast braucht ausserdem einen erreichbaren Ersatzweg, etwa die unterstützte Erfassung bei der Anreise.

Im nächsten Schritt wird unterschieden. Ein defekter Link ist ein technischer Fall. Ein abweichender Name kann darauf beruhen, dass eine Person gebucht hat und eine andere übernachtet. Eine ausdrückliche Weigerung, erforderliche Angaben zu liefern, verlangt dagegen einen Entscheid der verantwortlichen Stelle. Sie klärt das weitere Vorgehen anhand des lokalen Meldeverfahrens, der Buchungsbedingungen und der anwendbaren Rechtslage. Aus einem fehlgeschlagenen Upload folgt nicht automatisch, dass jede Buchung storniert oder der Zutritt verweigert werden darf.

Die Verantwortung des Beherbergers endet nicht mit einer unbeantworteten Nachricht. Bei einer nahenden Frist braucht es eine Vertretung und einen dokumentierten nächsten Schritt. Ist die Frist verstrichen, werden die Angaben unverzüglich vervollständigt und nach dem bestätigten Verfahren nachgereicht oder berichtigt. Der tatsächliche Zeitpunkt bleibt erkennbar. Erfundenen Angaben oder eine rückdatierte Erledigung machen aus einem verspäteten Datensatz keinen korrekten.

Fällt das Portal aus, werden Zeitpunkt, Fehlermeldung und Kontakt zur zuständigen Stelle festgehalten. Der vereinbarte Ersatzweg muss verhindern, dass dieselbe Person später doppelt gemeldet wird. Wer die Meldepflicht verletzt, kann nach Art. 120 AIG gebüsst werden. Ob und welche weitere Folge ein konkreter Fall hat, beurteilt die zuständige Behörde.

Warum Gasttaxe, Gästekarte und Gästemeldung getrennt bleiben

Für neue Gastgeber wirkt es naheliegend, alle örtlichen Pflichten als eine Registrierung zu behandeln. Genau hier entstehen Fehlannahmen. Eine Gasttaxe finanziert touristische Leistungen. Eine Gästekarte gewährt bestimmte Vorteile. Die ausländerrechtliche Meldung dient einem anderen Zweck und folgt einem eigenen Rechtsweg. Derselbe Datensatz kann mehrere Verfahren unterstützen, doch der Abschluss des einen beweist nicht den Abschluss des anderen.

Basel-Stadt erhebt gemäss kantonaler Information CHF 4.20 pro Person und Übernachtung; Ausnahmen sind vorgesehen. Bei erfassten Airbnb-Buchungen rechnet Airbnb die Gasttaxe direkt ab. Der Betrieb bleibt trotzdem für die erforderlichen Gästedaten und die BaselCard verantwortlich. Die Anleitung für Airbnb-Betriebe in Basel nennt neun Meldeangaben, während für die Ausstellung der BaselCard ein kleinerer Datensatz genügt. Eine erstellte Gästekarte zeigt deshalb noch nicht, dass der Meldeschein vollständig ist.

Bei Direktbuchungen darf der Betreiber den Einzug über Airbnb nicht voraussetzen. Nach der kantonalen Information sorgt er selbst für Einzug und Ablieferung der Gasttaxe, sofern keine andere anerkannte Abwicklung greift. Umgekehrt dürfen über die Plattform bereits erhobene Beträge nicht nochmals verlangt werden.

Bei den Fristen sind die publizierten Basler Hinweise nicht deckungsgleich: § 35 des Gastgewerbegesetzes verlangt eine tägliche, vollständige und wahrheitsgetreue Erfassung. Der allgemeine Leitfaden zur BaselCard nennt 06.00 Uhr am Folgetag, die Airbnb-Anleitung dagegen 23.59 Uhr am Abreisetag. Für den eigenen Portalzugang sollte deshalb mit Basel Tourismus geklärt werden, welche Frist für die erste Meldung und welche für spätere Ergänzungen gilt. Aus den beiden Angaben folgt kein Wahlrecht.

Andermatt zeigt ein anderes Modell. Das Tourismusreglement bemisst die Beherbergungsgebühr für Zweitwohnungen, Ferienwohnungen und Ferienhäuser nach der Nettowohnfläche. Art. 10 nennt CHF 14 pro Quadratmeter und Jahr, für Andermatt mit einem Ansatz von 100 Prozent; Art. 11 sieht eine Anpassung an die Teuerung vor. Das ist keine Abgabe pro tatsächlich verbrachter Gastnacht. Es beseitigt jedoch nicht die bundesrechtliche Meldepflicht für entgeltlich beherbergte ausländische Gäste. Der konkrete polizeiliche Vollzug im Kanton Uri ist gesondert zu klären.

Zusätzliche Prüfungen brauchen einen eigenen Zweck

Die obligatorische Gästemeldung ist nicht dasselbe wie ein freiwillig oder risikobasiert eingesetzter Identitätscheck. Dokumentenprüfung, Gesichtsabgleich oder Telefonnummernbestätigung können je nach Betrieb und Vertragslage sinnvoll sein. Vor ihrer Einführung muss jedoch klar sein, welches Risiko geprüft wird, welche Daten dafür nötig sind, wer das Ergebnis beurteilt und was bei einem technischen Fehler geschieht. Die Pflicht, Angaben mit einem Ausweis abzugleichen, ist kein pauschaler Auftrag, eine vollständige Ausweiskopie dauerhaft zu speichern.

Bei Firmenbuchungen kann eine Unternehmensprüfung, häufig als KYB bezeichnet, die buchende Gesellschaft, Vertretungsbefugnisse oder den Rechnungsempfänger betreffen. Die Mitarbeitenden, die tatsächlich übernachten, bleiben davon getrennt zu registrieren. Umfangreiche Unternehmens- und Eigentumsprüfungen gehören nicht ohne begründeten Anlass in jedes Gästeformular.

Auch eine Sanktionsprüfung darf nicht bei einer Namensähnlichkeit enden. Ein möglicher Treffer wird mit weiteren Identifikatoren abgeglichen, danach sind die einschlägige Sanktionsverordnung und das konkrete Geschäft zu beurteilen. Das SECO weist darauf hin, dass Unternehmen und andere betroffene Parteien für die Einhaltung der auf sie anwendbaren Schweizer Massnahmen verantwortlich sind. Seine Suche nach Sanktionsadressaten ist ein Hilfsmittel und zeigt keine möglichen Eigentums- oder Kontrollbeziehungen. Ein plausibler Treffer gehört deshalb in eine fachkundige Prüfung, nicht in eine automatische Schuldzuweisung.

Die weiterführende Trennung zwischen Identitätsnachweis, Meldeschein und digitaler Wallet erläutert der Beitrag zur digitalen Gästeidentität.

Aufbewahren, was erforderlich ist, und den Rest löschen

Eine einzige Frist für die gesamte Gästeakte gibt es nicht. Meldescheine, Unterlagen zu touristischen Abgaben, Rechnungsbelege und zusätzliche Prüfunterlagen können unterschiedlichen Pflichten und Zwecken folgen. Die Luzerner Polizei nennt für die Gästekontrolle bewilligungspflichtiger Beherbergungsbetriebe im Kanton Luzern fünf Jahre. Diese Angabe ist keine allgemeine Frist für alle Schweizer Unterkünfte und gilt nicht ohne Weiteres für Passbilder, Selfies oder Kommunikationsdaten.

Nach Art. 6 DSG muss die Datenbearbeitung verhältnismässig sein; Daten sind zu vernichten oder zu anonymisieren, sobald sie für den Zweck nicht mehr erforderlich sind. Ein Löschplan sollte deshalb je Datenkategorie Zweck, Fristbeginn, Dauer, Empfänger und Zugriffsrechte festhalten. Offene Streitfälle oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten können eine längere Erforderlichkeit begründen, aber nicht automatisch die Aufbewahrung der gesamten Akte.

Biometrische Daten zur eindeutigen Identifikation sind besonders schützenswert. Bei neuen Verifikationsdiensten sind Bearbeitungsländer, Unterauftragnehmer, Löschfristen, Zugriffe und ein Ersatzweg für betroffene Gäste zu prüfen. Wenn eine geplante Bearbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für Persönlichkeit oder Grundrechte mit sich bringt, ist grundsätzlich eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich.

Für den Alltag genügen zum Start eine überprüfbare Übersicht der Standortpflichten und eine klare Vertretung. Oprivia kann gemäss der veröffentlichten Modulbeschreibung erforderliche Angaben einem Aufenthalt zuordnen, offene oder widersprüchliche Informationen kennzeichnen und die Bearbeitung über Zuständigkeiten, Fristen und Nachweise führen. Die Auswahl der anwendbaren Regeln und der rechtlich richtige Meldeweg bleiben beim Betrieb und seinen Fachpersonen. Ein vollständiger Status in einer Software ist erst dann belastbar, wenn klar definiert wurde, was an diesem Standort als abgeschlossen gilt.